La formation, bien que nécessitant elle même du temps, permet en fait d'en gagner. En effet, dans notre exercice quotidien, elle nous permet de maîtriser au mieux nos actes, nos diagnostics, et nos plans de traitement. La formation nous permet également de " voir " les problèmes plus tôt et donc d'en prévenir l'apparition.

Une bonne circulation de l'information est essentielle au Cabinet Dentaire. Elle permet entre autres, une meilleure compréhension des messages et réduit les sources de stress. Aussi, nous recommandons la mise en place au Cabinet Dentaire, d'un cahier de communication quotidien qui recense tous les messages et les tâches à effectuer. Chaque message (ou tâche) sera annoté(e) en précisant le Commanditaire et le Destinataire, ainsi que le niveau de priorité. Ce cahier ne fonctionnera que si chaque membre du cabinet s'oblige à le consulter chaque jour. Enfin, le système de communication interne doit être étudié de façon à réduire au minimum les déplacements (interphone, vidéo, etc...)

La définition d'objectifs est l'une des clés d'une organisation efficace du temps. Vos objectifs qu'ils soient à court, moyen et long terme, doivent être :

• clairs et précis,

• réalistes : soyez honnête avec vous-même,

• limités dans le temps et facilement contrôlables,

• hiérarchisés: il faut leur donner un niveau de priorité,

• et enfin écrits : pour donner une réalité à vos engagements.

La définition d'objectifs permet de jalonner votre exercice, de le contrôler et de garder une vue d'ensemble dans l'agitation d'une journée de travail.

La délégation est, pour nous, l'un des moyens les plus efficaces pour gagner du temps, mais également l'un des plus difficiles à mettre en oeuvre. Elle suppose que le praticien fasse confiance aux membres de son équipe et accepte le droit à l'erreur. La délégation de tâches est en général utilisée de façon tout à fait insuffisante dans les Cabinets Dentaires. Pourtant, elle est essentielle si le Praticien veut dégager du temps. La délégation concerne :

- L'Assistante, le personnel d'entretien, les consultants externes (laboratoires de prothèse, expert-comptable, maintenance du matériel, de l'informatique, conseillers juridiques, financiers, etc.)

La valeur de la délégation réside non seulement dans le gain de temps qui en découle, mais aussi, et fondamentalement, dans le fait qu'elle augmente la confiance en soi et la motivation de nos collaborateurs.

Aucun autre système au Cabinet Dentaire n'a plus d'influence que lui, sur la qualité des soins que nous réalisons, sur notre stress et sur notre efficacité.

C'est lui qui dicte tout ce que nous faisons au cours de notre journée de travail : à quel moment nous arrivons Cabinet, quand nous partons, et tout ce que nous faisons entre ces deux moments. Et c'est incroyable ce qu'une simple page dans un agenda peut conditionner notre vie, celle de nos assistantes, de notre prothésiste, de nos patients sans parler de celle de notre famille !

Pourquoi le carnet de rendez-vous a-t-il un tel pouvoir ? Simplement parce que c'est lui qui gère notre TEMPS.

Pour de nombreux praticiens, le Concept de la prise de rendez-vous consiste simplement en une approche mécanique (c'est-à-dire, un patient par demi-heure, par exemple) avec des rendez-vous les uns après les autres. Ceci est directement opposé à une prise rationnelle des rendez-vous conciliant Qualité des Soins et Efficacité.

L'utilisation de l'informatique, apporte véritablement des réponses à nos problèmes quotidiens. L'informatique présente de nombreux avantages. En effet, elle permet un gain de temps, son utilisation est un vecteur de communication et donne à votre cabinet une image encore plus professionnelle. Il est un redoutable outil de gestion du temps par l'automatisation des :

- tâches administratives : courrier, devis, éditions feuilles de Sécurité Sociale, radios (RVG), comptabilité, l'ordonnance, etc.

- fonctions de gestion : détermination du coût horaire, salaire horaire, ratios, gestion du stock, analyse des actes, etc.

Il s'agit là d'un point trop souvent négligé dans les Cabinets Dentaires. En premier lieu, l'emplacement du secrétariat doit être soigneusement étudié afin d'éviter toute perte de temps. Ainsi, l'assistante ou la réceptionniste doit avoir à sa disposition tous les outils nécessaires au secrétariat (téléphone, ordinateur, agenda, feuilles de sécurité sociale, etc.) D'autre part, à un archivage soigné et rationnel des documents (le plus fonctionnel restant le classement alphabétique) est un point important dans la gestion du temps.

Enfin, vous devez être à l'affût des nouvelles technologies qui peuvent vous rendre de nombreux services pratiques au quotidien : fax, téléphone sans fil, répondeur téléphonique, etc.

Nous recommandons vivement l'utilisation de deux salles opératoires, idéalement identiques. Une gestion des patients sur deux fauteuils va nous permettre une gestion du temps plus efficace : pas d'arrêt du cabinet en cas de panne d'un des deux équipements, la réduction des temps morts entre deux patients, préparation et réorganisation de la SO par l'assistante, en l'absence du praticien et du patient, etc.

E - Utilisation des plateaux pré-préparés par actes

Il s'agit de regrouper dans un seul plateau tous les instruments nécessaires pour un acte. Cette méthode présente plusieurs avantages malgré le léger surcoût au départ. Elle permet :

- d'augmenter la productivité,

- de traiter le même nombre de patients en moins de temps, donc de gagner du temps,

- de privilégier l'hygiène,

- de diminuer le stress.

Il est important de préciser qu'il n'existe pas de système stéréotypé de plateau. Le plateau pré- préparé peut être individualisé selon les préférences de chaque praticien.